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Vor einigen Jahren übernahm ich ein mittelgroßes IT-Projekt für einen IT Dienstleister. Es ging um die Herstellung einer individuellen Anwendung, basierend auf einem Standard Framework. Das Projekt lief bereits, genauer es war kurz vor der Einführung und plötzlich stellte der Auftraggeber fest, dass die über mehrere Monate produzierte Software nicht eingeführt werden kann.

Was war passiert? Die eigentlichen Nutzer:innen befanden, dass die Software nicht bedienbar war.

Kurzum, in dem Projekt ist rückblickend betrachtet eine Menge richtig schief gelaufen. Es war schnell klar, dass es nicht den einen Grund gab, warum das Projekt scheiterte. (Meine Erfahrung ist, dass es niemals nur einen Grund gibt, warum ein Projekt scheitert.)

Also ging ich zurück an den Anfang des Projektes.

Meine erste Frage an den IT Dienstleister war, was denn der Projektauftrag war. Dann fragte ich den Auftraggeber. Beide erzählten mir eine ähnliche Story, aber mit völlig unterschiedlichen Erwartungen.

Ja, beim Projektstart war jedem im Team klar, was gemeinsam erreicht werden soll. Man arbeitet immerhin agil und auf Regie.

Es fehlte jedoch der einvernehmlich vereinbarte Rahmen, in welchem das Tun stattfinden soll. Was soll bis wann, von wem, in welcher Qualität und zu welchen Kosten erreicht werden?

Die Antworten auf diese Fragen gibt ein einvernehmlich vereinbarter Projektauftrag.

Das wichtigste für einen Projektleiter ist, dass ein konkreter Projektauftrag vorliegt.

Der Projektauftrag legitimiert den Projektleiter und das Projektteam, insbesondere gegenüber der Außenwelt, für das Projekt tätig sein zu dürfen.

Er dokumentiert, dass alle wichtigen Stakeholder das Vorhaben wollen. Sie stellen die Ressourcen und das Geld zur Verfügung.

Der Auftrag dient als oberster Leitfaden für alle Projektmitglieder in ihrer täglichen Arbeit. Er dokumentiert den Scope und schützt davor, dass während des Projektes der Projektumfang zunimmt (was bedeutet, dass Zeit, Ressourcen und Geld nicht ausreichen würden).

Im Projektauftrag sollte mindestens dokumentiert sein:

• Projektpurpose: Welchen Mehrwert soll das Projekt (Nutzen) liefern?
• Projektziele: Was soll mit dem Projekt erreicht werden und auch, was nicht erreicht werden soll (Nicht-Ziele).
• Projektrahmen: Wer sind relevante Teilhaber und welche Rahmenbedingungen sind zu berücksichtigen?
• Auftraggeber: Wer ist der Anforderer für das Projekt bzw. wer ist letztverantwortlich für das Vorhaben.
• Projektbudget: Welche Mittel stehen zur Verfügung?
• Termine und Meilensteine: Eckpunkte des Projektplanes
• Ressourcen: Welche Personen sind dem Projekt zugeteilt?
• Risiken: Welche potenziellen Herausforderungen sind bereits bekannt?
• Artefakte: Welche konkreten Ergebnisse sollen mit dem Projekt geliefert werden?

Der Weg von der Projektidee zum Projektstart ist der erste wesentliche Erfolgsfaktor für wirksame Projekte.

Am Beginn steht eine mehr oder weniger klare Vision, vielleicht sogar eine Zielformulierung.

Wir wollen KI in unseren Produktionsprozess integrieren.

Dieser Satz ist natürlich viel zu wenig, um ein Team in eine Projektstartphase zu schicken. Zu unterschiedlich sind die Bilder, die durch diesen Satz in den Köpfen entstehen.

Der Produktionsleiter denkt an Sensoren, deren Aufzeichnungen durch eine KI analysiert werden. Die Produktionsplanung berechnet die mithilft von KI die optimale Auslastung ihrer Maschinen und die Qualitätssicherung lässt fehlerhafte Produkte treffsicher von einer KI aufspüren.

Mit dieser Ausgangslage ein Projekt zu starten, würde zwangsläufig früher oder später zu einem Abbruch führen. Um das zu vermeiden lohnt es sich etwas Zeit in eine Projektvorphase zu investieren. Sie dient dazu die Vision auf konkrete Ziele herunter zu brechen, eine grobe Zeitschiene aufzustellen und die Kosten für die Erreichung der Ziele aufzuzeigen.

Um auch diese Vorphase zielgerichtet initiieren zu können, sollte sich die Organisation mit folgenden 2 Fragen beschäftigen:

• Was wollen wir mit dem Vorhaben erreichen?
  (Purpose; Nutzen)
• Warum beschäftigen wir uns gerade jetzt mit diesem Thema?
  (Need for change; Veränderungsbedarf)

Beide Fragen beschäftigen sich mit der IST Situation, dem jetzt, und mit dem SOLL, also was in der Zukunft passieren soll, jedoch in gegensätzlicher Gewichtung.

Während die erste Frage stark die Zukunft fokussiert, also wie es sein wird, wenn das Vorhaben umgesetzt ist, beschäftigt sich die zweite Frage intensiv mit der Gegenwart.

Die Antworten auf beide Fragen verknüpfen das bekannte heute mit dem unbekannten morgen. Welche Aspekte im jetzt bringen uns dazu über eine Zukunft nachzudenken und wie kann diese Zukunft aussehen?

Aus diesen Überlegungen heraus lässt sich eine Liste mit Projektideen erstellen.

Am Beispiel der KI im Produktionsprozess überlegt jeder Stakeholder am Produktionsprozess, welches Vorhaben auf diesen Weg in die Zukunft einzahlen könnte.

Sicherlich ist die Liste der Vorhaben lang. Nur welche Umsetzung soll man nun starten? Folgende Fragestellung hilft die richtige Priorisierung zu finden:

• Was passiert, wenn wir die Projektidee nicht umsetzen?

Meist ist danach rasch klar, welche Idee zum nächsten Projekt werden soll.

Gratuliere, die Projektidee ist gefunden!

Der nächste Schritt und zugleich abschließende Schritt der Projektvorphase ist die Formulierung des Projektauftrages. Und damit beschäftigen wir uns im nächsten Beitrag, wenn es heißt:

Kein Projekt ohne Auftrag!