Kategorie: Projektmanagement

Das wichtigste für einen Projektleiter ist, dass ein konkreter Projektauftrag vorliegt.

Er legitimiert den Projektleiter und das Projektteam, insbesondere gegenüber der Außenwelt, für das Projekt tätig sein zu dürfen.

Er dokumentiert, dass alle wichtigen Stakeholder das Vorhaben wollen. Das ist wichtig, weil die Stakeholder für die Durchführung des Projektes Ressourcen bereitstellen müssen.

Er dient als oberster Leitfaden für alle Projektmitglieder in ihrer täglichen Arbeit. Er dokumentiert den Scope und schützt damit das Projektteam, dass der Projektumfang über die Zeit steigt.

Im Projektauftrag sollte mindestens dokumentiert sein:

• Projektpurpose: Welchen Mehrwert liefert das Projekt (Nutzen)?
• Projektziele: Was soll mit dem Projekt erreicht werden und auch, was nicht erreicht werden soll (Nicht-Ziele).
• Projektrahmen: Wer sind relevante Teilhaber und welche Rahmenbedingungen sind zu berücksichtigen?
• Auftraggeber: Wer ist der Anforderer für das Projekt bzw. wer ist verantwortlich für das Vorhaben.
• Projektbudget: Welche Mittel stehen zur Verfügung (das können auch Kosten sein)?
• Termine und Meilensteine: Eckpunkte des Projektplanes
• Ressourcen: Welche Personen sind dem Projekt zugeteilt?
• Risiken: Welche potenziellen Herausforderungen sind bereits bekannt?
• Artefakte: Welche konkreten Ergebnisse sollen mit dem Projekt geliefert werden?

Der Weg von der Projektidee zum Projektstart ist der erste wesentliche Erfolgsfaktor für wirksame Projekte.

Am Beginn steht eine mehr oder weniger klare Vision, vielleicht sogar eine Zielformulierung.

Wir wollen KI in unseren Produktionsprozess integrieren.

Dieser Satz ist natürlich viel zu wenig, um ein Team in eine Projektstartphase zu schicken. Zu unterschiedlich sind die Bilder, die durch diesen Satz in den Köpfen entstehen.

Der Produktionsleiter denkt an Sensoren, deren Aufzeichnungen durch eine KI analysiert werden. Die Produktionsplanung berechnet die mithilft von KI die optimale Auslastung ihrer Maschinen und die Qualitätssicherung lässt fehlerhafte Produkte treffsicher von einer KI aufspüren.

Mit dieser Ausgangslage ein Projekt zu starten, würde zwangsläufig früher oder später zu einem Abbruch führen. Um das zu vermeiden lohnt es sich etwas Zeit in eine Projektvorphase zu investieren. Sie dient dazu die Vision auf konkrete Ziele herunter zu brechen, eine grobe Zeitschiene aufzustellen und die Kosten für die Erreichung der Ziele aufzuzeigen.

Um auch diese Vorphase zielgerichtet initiieren zu können, sollte sich die Organisation mit folgenden 2 Fragen beschäftigen:

• Was wollen wir mit dem Vorhaben erreichen?
  (Purpose; Nutzen)
• Warum beschäftigen wir uns gerade jetzt mit diesem Thema?
  (Need for change; Veränderungsbedarf)

Beide Fragen beschäftigen sich mit der IST Situation, dem jetzt, und mit dem SOLL, also was in der Zukunft passieren soll, jedoch in gegensätzlicher Gewichtung.

Während die erste Frage stark die Zukunft fokussiert, also wie es sein wird, wenn das Vorhaben umgesetzt ist, beschäftigt sich die zweite Frage intensiv mit der Gegenwart.

Die Antworten auf beide Fragen verknüpfen das bekannte heute mit dem unbekannten morgen. Welche Aspekte im jetzt bringen uns dazu über eine Zukunft nachzudenken und wie kann diese Zukunft aussehen?

Aus diesen Überlegungen heraus lässt sich eine Liste mit Projektideen erstellen.

Am Beispiel der KI im Produktionsprozess überlegt jeder Stakeholder am Produktionsprozess, welches Vorhaben auf diesen Weg in die Zukunft einzahlen könnte.

Sicherlich ist die Liste der Vorhaben lang. Nur welche Umsetzung soll man nun starten? Folgende Fragestellung hilft die richtige Priorisierung zu finden:

• Was passiert, wenn wir die Projektidee nicht umsetzen?

Meist ist danach rasch klar, welche Idee zum nächsten Projekt werden soll.

Gratuliere, die Projektidee ist gefunden!

Der nächste Schritt und zugleich abschließende Schritt der Projektvorphase ist die Formulierung des Projektauftrages. Und damit beschäftigen wir uns im nächsten Beitrag, wenn es heißt:

Kein Projekt ohne Auftrag!