Kein Projekt ohne Auftrag. Klar werden sie sagen. Und dennoch übernahm ich mehr als einmal ein Projekt genau in diesem Zustand.
Vor einigen Jahren übernahm ich ein mittelgroßes IT-Projekt für einen IT Dienstleister. Es ging um die Herstellung einer individuellen Anwendung, basierend auf einem Standard Framework. Das Projekt lief bereits, genauer es war kurz vor der Einführung und plötzlich stellte der Auftraggeber fest, dass die über mehrere Monate produzierte Software nicht eingeführt werden kann.
Was war passiert? Die eigentlichen Nutzer:innen befanden, dass die Software nicht bedienbar war.
In dem Projekt ist rückblickend betrachtet eine Menge schief gelaufen. Es war schnell klar, dass es nicht den einen Grund gab, warum das Projekt scheiterte. (Meine Erfahrung ist, dass es niemals nur einen Grund gibt, warum ein Projekt scheitert.)
Also ging ich zurück an den Anfang des Projektes.
Meine erste Frage an den Dienstleister lautete, was denn der Projektauftrag war. Dann fragte ich den Auftraggeber. Beide erzählten mir eine ähnliche Story, aber mit völlig unterschiedlichen Erwartungen.
Beim Projektstart war zwar jedem im Team klar, was gemeinsam erreicht werden soll. Man arbeitet immerhin agil und auf Regie.
Es fehlte jedoch der einvernehmlich vereinbarte Rahmen, in welchem das Tun stattfinden soll. Was soll bis wann, von wem, in welcher Qualität und zu welchen Kosten erreicht werden?
Die Antworten auf diese Fragen geben ein einvernehmlich vereinbarter Projektauftrag.
Das wichtigste für Projektleitende ist, dass ein konkreter Projektauftrag vorliegt.
Der Projektauftrag legitimiert den Projektleitenden und das Projektteam überhaupt tätig sein zu dürfen.
Er dokumentiert, dass das Vorhaben und alle notwendigen Tätigkeiten dafür gewollt sind und eben die Ressourcen dafür zur Verfügung stehen.
Der Auftrag dient als oberster Leitfaden für alle Projektmitglieder in ihrer täglichen Arbeit. Er dokumentiert den Scope und schützt davor, dass während des Projektes der Projektumfang zunimmt (was bedeutet, dass Zeit, Ressourcen und Geld nicht ausreichen würden).
Im Projektauftrag sollte mindestens dokumentiert sein:
- Projektpurpose: Welchen Mehrwert soll das Projekt (Nutzen) liefern?
- Projektziele: Was soll mit dem Projekt erreicht werden und auch, was nicht erreicht werden soll (Nicht-Ziele).
- Projektrahmen: Wer sind relevante Teilhaber und welche Rahmenbedingungen sind zu berücksichtigen?
- Auftraggeber: Wer ist der Anforderer für das Projekt bzw. wer ist letztverantwortlich für das Vorhaben.
- Projektbudget: Welche Mittel stehen zur Verfügung?
- Termine und Meilensteine: Eckpunkte des Projektplanes
- Ressourcen: Welche Personen sind dem Projekt zugeteilt?
- Risiken: Welche potenziellen Herausforderungen sind bereits bekannt?
- Artefakte: Welche konkreten Ergebnisse sollen mit dem Projekt geliefert werden?
Mit der Beantwortung dieser Fragen ist der Grundstein für ein erfolgreiches Projekt gelegt.
Meiner Meinung, sind es die Gespräche und Diskussionen, die zur Beantwortung dieser Fragen führen, die den Projekterfolg maßgeblich begünstigen.